INVESTIGACIONES INTERNAS: ¿Por qué son necesarias?

Cuando una denuncia es recibida por una organización, sea a través del canal de reporte establecido o por vía del reporte al superior en la línea de trabajo (como podría ser el reporte al jefe superior o a alguna de las áreas internas tales como, Compliance, RRHH, Legales, o Auditoría), es fundamental para la organización llevar adelante una acción tendiente a comprobar si la denuncia guarda visos de realidad, y de ser así, proceder a su investigación.

La razón más importante para ello radica en que el reporte interno de denuncias constituye la principal fuente de información de inconductas (o posibles inconductas) y por ello, resulta ser una herramienta fundamental para detectar rápidamente hechos que pueden dañar o poner en peligro a la organización y a su gente. 

Para que un sistema de reporte funcione efectivamente, se requiere de varias cuestiones. No ahondaremos en ellas porque son parte de otro trabajo, pero es importante mencionar que uno de los requisitos es que dicho sistema debe generar una cultura de confianza sólida y estable. Esto es que, si se efectúa una denuncia, la misma será recibida por la organización, quien arbitrará los medios necesarios para que la situación cese, los responsables reciban una sanción por su accionar y los daños ocasionados sean remediados. Pero para que la organización pueda hacer esto, necesita investigar qué ha ocurrido, cuándo, dónde y cómo ha sido, quiénes son los responsables, qué daños se han ocasionado, cuantificarlos, verificar si se han afectado procesos internos, si es necesario corregir deficiencias o debilidades, etc. Todo ello formará parte de las tareas que se llevarán a cabo al conducir la investigación interna.

La investigación de conductas reportadas contribuye a la organización en varios sentidos, principalmente: (i) le brinda los elementos para entender los hechos ocurridos, su extensión, sus responsables y el daño ocasionado; (ii) funciona reforzando la confianza de las personas que forman parte de la organización, y por ende de la organización misma, pues permite demostrarles que son escuchados, que su aporte en este sentido es valorado, (iii) permite dar una señal clara a toda la organización respecto de que ciertos comportamientos no serán tolerados imponiendo consecuencias claras a los responsables, generando lo que en derecho conocemos como un efecto de prevención general en el resto de los miembros de la organización.

La contribución que generan las investigaciones internas de inconductas en las organizaciones va más allá de los tres focos mencionados, pero queremos remarcar el segundo de ellos, puesto que la confianza de las personas en el funcionamiento de un canal de reporte es probablemente lo más difícil de alcanzar. 

A menudo encontramos organizaciones en cuyos canales de reporte aparecen muy pocas cuestiones, o cuestiones de menor cuantía, que involucran tal vez fraudes de poca envergadura. En parte son el resultado de un manejo no eficiente del canal de denuncias, que puede traducirse en:

  • muchas denuncias que no cuentan con los elementos mínimos requeridos para comenzar a investigar (por ejemplo, no se indica el área donde ocurre la inconducta); 
  • se habla en un sentido general tan amplio que es muy difícil de identificar el lugar o área donde ocurren/ocurrieron los hechos o las personas o terceros involucrados; 
  • quien toma la denuncia, por ejemplo, no realiza las preguntas correctas y no obtiene la información básica para poder avanzar luego en una investigación, etc. 

Pero también ocurre que el canal deja de funcionar cuando la gente percibe que “nada ocurre”, que las denuncias no se investigan, que quienes cometieron las inconductas continúan haciéndolo, beneficiándose indebidamente y a costa de la organización. El impacto negativo que ello genera es difícil de cuantificar, pero predecible. Las neurociencias y las ciencias del comportamiento hoy nos brindan elementos muy útiles en este campo: nos permiten conocer que la mayoría de nosotros, como seres humanos, no somos totalmente honestos y en nuestra conducta influye en forma poderosa el contexto inmediato en el que nos encontramos. Puestos en un entorno donde quien comete inconductas permanece sin ser observado en el tiempo, obteniendo beneficios extra y sin recibir ningún castigo ni menoscabo por ello; al cabo de un tiempo, es posible que muchos de nosotros entendamos que ésas son las reglas del lugar y nos veamos propensos a actuar de modo similar. Para una organización, esto significará -a futuro- mayores riesgos, tal vez incluso mayores daños. 

Llevar adelante una investigación interna de las inconductas reportadas es fundamental para cualquier organización que pretende seguir contando con esta herramienta -el reporte de inconductas- que, recordemos una vez más, en la actualidad, es la principal herramienta con que cuenta una organización para por ejemplo detectar fraude o corrupción internos, minimizando el daño ocasionado.

También es justo decir que las investigaciones internas pueden generar impactos no deseados en el seno de la organización: 

  • toda investigación -en especial si es de gran magnitud- genera cierto malestar en las áreas donde se lleva a cabo;
  • existe una demanda de mayor exigencia en el trabajo para el personal -pues a la par de resolver la tarea cotidiana a menudo habrá necesidad de cumplimentar con la identificación, colección y preparación de documentación necesaria para la investigación; 
  • por otro lado, algunas personas deberán asignar parte de su tiempo de jornada laboral para poder ser entrevistadas por los investigadores. 

Estas implicancias son efectos colaterales que no pueden ser soslayados. Por ello, para minimizarlos, es necesario saber manejar eficientemente las investigaciones internas. Nuestra recomendación es: recurrir a expertos. Pero esto será ya materia de otra nota.

En G5 Integritas podemos ayudarlo ya sea evaluando las denuncias recibidas para su eventual investigación, como también conduciendo las investigaciones internas de acuerdo con las mejores prácticas y cumpliendo con los estándares internacionales y locales de la Ley N° 27.401. Para más información, lo invitamos a contactarnos a [email protected] o visitando nuestro website www.g5integritaslatam.com 

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