INVESTIGACIONES INTERNAS: 3 claves para tener en cuenta

Cuando una organización recibe una denuncia donde se indica que ha existido (o se sospecha que ha ocurrido) una conducta que contraviene el código de ética o de conducta, se disparan una serie de procedimientos internos. Estos procedimientos pueden variar de situación en situación (y de organización en organización) pero en general comparten el mismo desenlace o resolución: el inicio de una investigación interna.

En la actualidad, una investigación es un proceso complejo y a la vez necesario, que usualmente involucra a varias áreas dentro de una organización. Una investigación interna puede generar impactos no sólo dentro sino también fuera de la organización misma, pudiendo afectar tanto su imagen y reputación, como su responsabilidad legal y el vínculo con terceros, cuando por ejemplo involucra proveedores, clientes o incluso otros socios del negocio.

Si bien es cierto que no existe una forma única de llevar a cabo una investigación, la experiencia de los años nos lleva a formular algunos consejos que pueden servir para abordar las Investigaciones internas de un modo más eficiente.

  1. Comenzar la investigación teniendo en claro el objetivo

Las denuncias que inician investigaciones suelen contener solo una parte de la información que existe en la realidad y que se irá descubriendo a lo largo de la investigación. Existen numerosos detalles y ramificaciones que se irán abriendo a lo largo del camino investigativo, y esto puede por momentos generar confusión o incluso pérdida del sentido de por qué estamos embarcados en ese trayecto. En materia de investigaciones internas, los investigadores no son fiscales ni policías, sino que buscan la información que necesitan para documentar la denuncia recibida y corregir el proceder o conducta incorrectos dentro de la organización. Desde el punto de vista de la investigación, muchos aspectos pueden resultar interesantes de revisar, pero no todos nos llevarán a ser eficientes desde el punto de vista de la organización. Por eso es fundamental que los investigadores comiencen su trabajo con un objetivo claro. Y si luego aparece información que amerita ampliar el objetivo o incluso cambiarlo, se podrá evaluar y replantear la estrategia investigativa. 

  1. Planificar lo previsible y prever por lo impredecible

En términos de investigación, no existe tal cosa como demasiada planificación. Una investigación interna es un proceso muy delicado que involucra a la organización en varios aspectos sensibles para la estrategia del negocio: sus recursos humanos, su información confidencial, su reputación, el valor de su marca, la manera de interactuar con terceras partes, etc. 

Las investigaciones no ocurren en el plano teórico sino en el práctico. Requieren entrevistar gente, revisar documentos y tomar decisiones complejas. Planificar permite pensar y definir las acciones que se van a realizar y evaluar el modo más eficiente posible de llevarlas a cabo, produciendo el menor nivel de ruido en la organización, cumplimentando con todos los recaudos internos de compliance y los recaudos externos legales y regulatorios, tanto de la jurisdicción donde se lleve a cabo la investigación como de la casa matriz donde se asienta la compañía.

Es bueno entender que más a menudo de lo que uno quisiera, y más allá de la planificación, podrán existir imprevistos. Por eso, nuestro consejo es: planificar a detalle y además siempre que se pueda, dejar un margen -de tiempo, de recursos- para atender los imprevistos.

  1. Antes de comenzar, conocer bien el terreno

Las investigaciones ocurren en el terreno de lo práctico y cuando estamos actuando, hay poco margen para corregir los errores. Conocer bien el terreno es una de las principales recomendaciones. Hay que conocer bien la organización de que se trata, a qué se dedica, cuál es su cultura corporativa, quién es quién -en particular, de aquellos a los que tendremos que recurrir para entrevistar o para pedir colaboración-, dónde y cómo se almacena la información que precisamos, qué antecedentes existen en casos anteriores de investigación, cómo debemos recolectar la información, qué precauciones se deberían tomar para no incumplir la regulación local y la política interna de compliance, si existen restricciones en particular debido al contexto de pandemia en los lugares a los que deberán acceder los investigadores para entrevistar personas o recolectar información, cómo llevar adelante acciones en formato remoto, etc.

En G5 Integritas podemos ayudarlos a planificar o conducir investigaciones internas de acuerdo con las mejores prácticas y cumpliendo con los estándares internacionales y locales de los distintos países en América Latina. Para más información, lo invitamos a contactarnos a [email protected] o visitando nuestro website www.g5integritaslatam.com 

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